Kiến Thức Kinh Doanh

【Sale Admin Là Gì】 Nhiệm Vụ & Vai Trò ❤️ 6 Kỹ Năng Cần Phải Có

181

Ngày nay, trong các phòng kinh doanh, vị trí Sale admin đang là vị trí được nhiều bạn trẻ quan tâm và muốn thử sức. Nhưng bạn có hiểu gì về công việc này? Muốn làm tốt được vị trí này bạn cần có kỹ năng gì? Những công việc mà một sale Admin phải làm là gì? Đọc bài viết dưới đây để có thêm những kiến thức liên quan đến vị trí công việc này nhé.

Sale Admin là gì? 

Sale Admin hay còn được gọi là Sales Administrator. Thực chất nó là thư ký kinh doanh hoặc trợ lý kinh doanh trong doanh nghiệp. Họ làm nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng. Từ đó góp phần làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Sale Admin nhận chỉ đạo trực tiếp là giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận.

Công việc của Sale admin trong doanh nghiệp là gì?

Mỗi doanh nghiệp với quy mô và cách thức làm việc khác nhau nên công việc của sale admin cũng có những khác nhau. Nhưng công việc chính mà một thư ký kinh doanh phải hoàn thành bao gồm:

Thứ nhất, xây dựng và theo dõi kế hoạch hoạt động. Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở nhân viên trong bộ phận kinh doanh thực hiện theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

Thứ hai, họ là những người soạn thảo, chỉnh sửa cũng như lưu trữ và quản lý các loại văn bản, giấy tờ như hợp đồng, báo giá, chào hàng với khách hàng… một cách khoa học.

Công việc hàng ngày của một Sale Admin

Thứ ba, họ là người tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. 

Thứ tư, lên kế hoạch cho những cuộc hẹn của nhân viên Sale với khách hàng tiềm năng.

Thứ năm, họ là người cùng với đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp tiếp nhận ý kiến cũng như giải quyết khiếu nại của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ. Nhưng cũng có những trường hợp, khiếu nại vượt quá phạm vi được giải quyết thì họ sẽ phải trình lên cấp cao hơn.

Thứ sáu, Sale Admin là những người luôn có cách để duy trì mối quan hệ của khách hàng. Họ biến khách hàng thời vụ thành khách hàng thân thiết.

Thứ bảy, họ thường xuyên phải cập nhật những chương trình khuyến mại dành cho khách hàng để kịp thời thông tin đến khách hàng.

Thứ tám, họ phải là người làm cũng như chịu trách nhiệm về báo cáo doanh thu theo mốc thời gian cụ thể như tuần/ tháng/ quý/ năm. Bên cạnh đó là cập nhật doanh số, doanh thu của từng nhân viên sale cũng như số liệu liên quan đến công nợ. 

Ngoài ra, Sale Admin còn là người là theo những chỉ đạo của cấp trên.

Yêu cầu đối với một nhân viên đảm nhiệm vị trí Sale Admin?

Phản nắm vững những kiến thức cơ bản về kinh doanh

Để làm được một Sales Administrator thành công thì bạn không nhất thiết là phải quá giỏi hoặc có nhiều kiến thức chuyên môn. Thay vào đó, bạn cần có nền tảng liên quan đến kinh doanh. Những người được ưu tiên lựa chọn khi tham gia phỏng vấn vào vị trí này thường là những người học các chuyên ngành như kinh tế, quản trị kinh doanh… Ngoài ra, những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh hoặc có kỹ năng mềm tốt cũng được ưu tiên.

Phải là người có kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Nhân viên trong phòng kinh doanh phải là những người có khả năng giao tiếp. Lời nói có sức thuyết phục. Và vị trí Sale Admin cũng không nằm ngoài yêu cầu đó. Bên cạnh kiến thức kinh doanh tốt, ngoại hình ưa nhìn thì Sales Administrator còn phải sở hữu khả năng thương lượng đỉnh cao. Bởi muốn mang về những hợp đồng giá trị cho doanh nghiệp thì bắt buộc họ phải thuyết phục được khách hàng.

Phải là người có kỹ năng quản lý, sắp xếp

Trong phòng kinh doanh, với Sales Administrator thì khối lượng công việc khá lớn. Để làm được việc hiệu quả và mang về những khoản doanh thu lớn cho doanh nghiệp thì sắp xếp thời gian làm việc khoa học là yêu cầu cơ bản. Bên cạnh đó, vị trí này cũng đòi hỏi họ phải luyện cho mình tính tỉ mỉ, cẩn thận, cần độ chính xác cao trong các văn bản.

Phải là người thành thạo tin học văn phòng

Tất cả các doanh nghiệp hiện nay khi tuyển nhân viên đều quan tâm đến kỹ năng tin học văn phòng. Và vị trí Sale Admin cũng bắt buộc phải thành thạo các phần mềm tin học văn phòng. Sử dụng tốt các công cụ, phần mềm hỗ trợ tin học văn phòng sẽ giúp cho tốc độ xử lý công việc của thư ký kinh doanh nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Phải là người có kỹ năng thuyết trình trước đám đông và làm việc theo nhóm

Sale Admin là người có khả năng làm việc nhóm

Thư ký kinh doanh bên cạnh kỹ năng giao tiếp, đàm phán thì họ cũng cần phải có kĩ năng thuyết trình trước đám đông. Kỹ năng này giúp họ đưa ra ý kiến cũng như kế hoạch hoạt  động và thuyết phục được mọi người nghe theo. Kỹ năng làm việc nhóm để kết nối nhân viên các phòng ban trong cùng doanh nghiệp để tương tác với nhau vì mục tiêu phát triển của công ty.

Phải là người chịu được áp lực công việc

Có thể nói, vị trí Sales Administrator là vị trí phải chịu nhiều áp lực nhất. Áp lực từ cấp trên, áp lực đàm phán với khách hàng, áp lực ký kết hợp đồng, áp lực chăm sóc khách hàng sau dịch vụ, áp lực từ các phòng bán hay áp lực từ chính các cá nhân trong phòng kinh doanh…

Sale Admin trong doanh nghiệp có nhiệm vụ gì?

Nhiệm vụ của vị trí Sales Administrator trong doanh nghiệp được đánh giá là khá lớn lao. Dưới đây là những nhiệm vụ cụ thể bạn nên tham khảo:

Nhập đơn hàng

Các đơn hàng khi đã được xác nhận sẽ được Sale Admin nhập trên máy tính. Sau đó bộ phận điều phối hoặc sản xuất sẽ tiến hành tiếp nhận thông tin. Đưa ra còn số xác thực vê lượng hàng tồn kho hoặc giao hàng và xác nhận lại với thư ký kinh doanh.

Sau đó họ lại kiểm tra lại thông tin giao hàng, cập nhật nhanh nhất hồ sơ khách hàng nếu có sự thay đổi. Ngoài ra, họ cũng là người phải kiểm tra và xác nhận tình trạng thanh toán của khách hàng trước khi phát đơn hàng gửi đi. Sau khi đơn hàng đã hoàn thành, họ lại làm nhiệm vụ nhắc nhở bộ phận kế toán làm hóa đơn.

Nhiệm vụ của thư ký kinh doanh trong doanh nghiệp

Xử lý đơn hàng

Nhiệm vụ này hiểu đơn giản đó là các đơn đặt hàng khi được tạo bởi nhân viên kinh doanh hoặc nhận trực tiếp qua điện thoại hoặc trang web cũng được xử lý bởi sale admin. Những đơn hàng được thư ký kinh doanh kiểm tra chi tiết về giá thành, chiết khấu hoặc số lượng sản phẩm muốn mua… Nếu có bất kì thông tin nào thiếu trong đơn hàng thì họ sẽ liên lạc lại với khách để bổ sung…

Hỗ trợ bán hàng

Nhân viên thư ký kinh doanh còn làm nhiệm vụ hỗ trợ những nhân viên sale trong phòng kinh doanh giải quyết những thắc mắc, yêu cầu từ phía khách hàng. Có thể họ sẽ hỏi về thời gian giao hàng, thời gian dự kiến họ nhận hàng hoặc những vấn đề họ gặp phải trong quá trình sử dụng và trải nghiệm sản phẩm. Từ đó giúp cho nhân viên bán hàng tập trung chuyên môn vào giới thiệu sản phẩm và bán hàng.

Quản lý hồ sơ khách hàng

Công việc này của Sale Admin chính là theo dõi, quản lý cũng như duy trì hồ sơ khách hàng. Với những khách hàng mới thì tiến hành tạo hồ sơ mới. bên cạnh đó, ho còn là người cập nhật chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số hóa đơn để lên kế hoạch hoạt động kinh doanh tiếp theo.

Quản trị nhóm bán hàng

Nhiệm vụ này của Sales Admin là duy trì và so sánh hồ sơ bán hàng của từng cá nhân dựa trên những mục tiêu đặt ra. Từ đó có những điều chỉnh thích hợp liên quan đến tiến độ công việc của từng nhóm hoặc toàn thể bộ phận.

Công việc của Sales Admin trong các ngành nghề hiện nay

Trong từng ngành nghề cụ thể, vị trí Sales Admin lại có những nội dung công việc khác nhau. Cụ thể như:

Bảo hiểm

Trong lĩnh vực bảo hiểm, thư ký kinh doanh làm nhiệm vụ báo giá, tính phí bảo hiểm cho khách hàng, chạy bảng minh họa, chuẩn bị hồ sơ, cập nhật thông tin khách hàng sửa đổi hoặc bổ sung… Ngoài ra, Sales Administrator cũng phải theo dõi công nợ, lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến khách hàng.

Nhiệm vụ của nhân viên sale admin trong ngành bảo hiểm

Nhà hàng khách sạn

Trong ngành dịch vụ nói chung và nhà hàng, khách sạn nói riêng thì công việc của một sale admin to là hỗ trợ khách hàng đăng ký và sử dụng dịch vụ của khách sạn. sau đó là tiếp nhận phản hồi từ khách hàng đã trải nghiệm để có hướng khắc phục và mang đến những dịch vụ hoàn hảo hơn. Ngoài ra, họ cũng là người giữ mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Là người liên hệ và gửi những món quà tri ân đến với khách.

Logicstics

Với chuỗi cung ứng Logicstics thì nhiệm vụ của Sale Admin cũng khá quan trọng. Họ là những người điều tiết phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp sau khi đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ, chứng từ khai báo hải quan hoặc thực hiện khai báo trên phần mềm hải quan.

Bất động sản

Trong lĩnh vực bất động sản Sale Admin là người làm những công việc liên quan đến tìm kiếm, giới thiệu các dự án của công ty. Sau đó nếu khách hàng có nhu cầu thì đưa khách hàng đi tham quan dự án. Sau khi khách hàng đã đồng ý kí hợp đồng thì thư ký kinh doanh sẽ tiếp tục chăm sóc và hỗ trợ khách hàng.

Mức lương trung bình của Sale admin

Mức lương của Sale Admin hiện nay bao gồm hoa hồng và lương cứng. Trong đó hoa hồng là tiền thưởng mà nhân viên được hưởng khi bán được sản phẩm của doanh nghiệp hoặc ký kết được hợp đồng thành công.  Lương cứng là phần lương theo hợp đồng mà nhân viên được nhận vào cuối tháng sau khi hoàn thành tất cả những công việc. Theo khảo sát, mức lương trung bình của nhân viên sale admin rơi vào khoảng từ 7 triệu đồng đến 10 triệu đồng mỗi tháng. Mức lương này phụ thuộc nhiều vào khối lượng công việc cũng như năng lực của từng người ở từng doanh nghiệp khác nhau.

Tương lai nào cho Sale Admin?

Sale Admin trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Chính vì vậy, tương lai của những thư ký kinh doanh khá rộng mở. Nếu làm tốt chức năng, nhiệm vụ thì thư ký kinh doanh sẽ nhanh chóng hoàn thiện, nâng cao được kỹ năng bán hàng. Bên cạnh đó, những kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, quản lý sắp xếp, điều phối… cũng ngày càng tiến bộ.

Nếu như bạn luôn có nhu cầu cầu tiến, ham học hỏi thì thời gian bạn thăng tiến từ Sale Admin lên Sale Admin Manager, giám sát kinh doanh hoặc giám đốc điều hành… chỉ khoảng từ 3 đến 5 năm. Tóm lại, muốn thăng tiến trong công việc thì đòi hỏi bạn phải là người luôn cố gắng trong công việc. bên cạnh việc học hỏi và cố gắng mỗi ngày thì bạn cũng phải tự tạo cho mình cơ hội để chứng minh năng lực nhé.

Sale Admin hiện nay đang là vị trí tuyển dụng có lực hấp dẫn đặc biệt với các bạn trẻ. Nó giúp cho các bạn học tập và trau dồi cho mình nhiều kĩ năng quan trọng để làm việc sau này. Hiểu được những thông tin xung quanh khái niệm sale admin sẽ giúp bạn không bị bỡ ngỡ khi ứng tuyển và hoàn thành tốt công việc hàng ngày của mình nhé.

 

 

0 ( 0 bình chọn )

Hiếu Google

https://hieugoogle.vn
Hieugoogle.vn là Blog của Hiếu chuyên về các kiến thức Marketing online, thủ thuật máy tính & Các kiến thức tài chính, kinh tế..

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm