【Access Là Gì】 Chức Năng Và Hướng Dẫn Sử Dụng

Access là một trong những phần mềm khá phổ biến trong học tập và công việc. Các chức năng cũng như cách xử lý thông tin của Access giúp cho dữ liệu được vận hành và lưu trữ, quản lý thông tin tốt hơn. Để hiểu hơn về Access là gì và những kiến thức cơ bản về nó, mời các bạn theo dõi bài viết sau đây.

Phần mềm Access là gì?

Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access, hay MS Access. Đây là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng của Microsoft Office. Access giúp chúng ta phát triển những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Chức năng của Access

Với Access, bạn có thể phát triển riêng cho doanh nghiệp một hệ thống quản trị dữ liệu nhanh chóng như: quản trị dữ lệu đầu mối khách hàng, trạng thái của khách hàng, quản lý đơn đặt hàng, thông tin sản phẩm…

Ngoài ra Access còn giúp chúng ta phát triển giao diện để sử dụng một cách đơn giản nhất khi tiến hành nhập dữ liệu hay lưu các bảng số liệu.

Một số chức năng chính của Access có thể kể đến như:

• Thiết kế bảng biểu, số liệu
• Lưu trữ dữ liệu
• Khả năng cập nhật thông tin
• Khả năng đưa ra kết quả và xuất thông tin khi cần thiết
• Khả năng liên kết các bảng lại với nhau

Những ai cần sử dụng access?

Ngày nay, Access có tính ứng dụng cao trong công việc nên đã được đưa vào chương trình học phổ thông.

Với những người theo học ngành kế toán, kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin hay các công việc liên quan đến nhập xuất dữ liệu, quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm… đều cần sử dụng access
Một số công ty còn sử dụng access để quản lý nội bộ công ty.

Acess có khó sử dụng không?

Tương tự như các phần mềm Word, Excel hay PowerPoint thì Access không hề khó sử dụng. Chỉ cần làm quen và luyện tập nhiều thì mọi thứ đều trở lên dễ dàng.

Access được chia ra làm hai phần là cơ bản và nâng cao. Nếu không cần sử dụng nhiều tính năng, xử lý thông tin một cách đơn giản thì phần cơ bản là đủ dùng. Còn nếu bạn muốn khai thác nhiều tính năng nâng cao hơn thì phải sử dụng phần nâng cao.

Phần cơ bản: Phần này tương đối dễ, ngay cả những người mới đều có thể sử dụng được. Chỉ cần thực hiện các thao tác kéo thả và một số truy vấn đơn giản để tạo form, làm báo cáo.

Phần nâng cao: Phần này thì phức tạp hơn vì dữ liệu cần được xử lý nhiều hơn. Hơn nữa muốn xây dựng được một chương trình theo ý muốn riêng thì bạn phải biết về cả lập trình.

Để học Access cần chuẩn bị những gì?

Với các chương trình công nghệ thông tin, hầu hết đều sử dụng ngôn ngữ chung là tiếng anh. Vì vậy dể học được access bạn phải biết tiếng Anh.

Ngoài ra để sử dụng được access bạn phải chăm chỉ, thực hành và luyện tập nhiều để quen với các thao tác.

Sử dụng access không khó nhưng chỉ cần bạn kiên trì, chịu khó học hỏi thì sẽ làm quen được với phần mềm này.

Những kiến thức cần nắm được trước khi học access

Để học access bạn sẽ phải biết về cơ sở dữ liệu, sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số thông tin cơ bản về cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là nơi để chứa những dữ liệu mà bạn tạo ra hay nhập vào.

Các loại cơ sở dữ liệu: Oracle, MySQL, MS SQL, Access, PostgreSQL, MongoDB (no SQL)…

Các loại dữ liệu được lưu trong database

Để lưu trữ dữ liệu trong Database, phần mềm Access sẽ phân loại theo mục đích sử dụng chúng.

Ví dụ các trường dữ liệu Họ và tên, nội dung, ghi chú… sẽ dùng kiểu dữ liệu là text

Lưu trữ các con số thì chúng ta cần sử dụng kiểu dữ liệu number

Các kiểu dữ liệu khác cũng sẽ có 1 kiểu dữ liệu tương ứng tuỳ thuộc vào đặc tính và mục đích sử dụng chúng.

Dữ liệu được quản lý như thế nào trong access?

Trong Access, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các bảng và giữa các bảng sẽ có tính liên kết với nhau để tạo thành một hệ thống.

Nếu bạn đã làm việc với Excel thì sẽ thấy phần này rất quen thuộc vì trong Excel dữ liệu được lưu trong các sheet, mỗi sheet chứa 1 thông tin nhất định. Còn đối với Access sẽ sử dụng các bảng

Cách đọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

Để đọc được dữ liệu, phần mềm Access sẽ sử dụng câu lệnh truy vấn bằng SQL. SQL là một ngôn ngữ để giao tiếp với cơ sở dữ liệu để biết được chúng ta cần gì và muốn nó được trình bày như nào, xử lý ra sao.

Form nhập dữ liệu

Form nhập dữ liệu có sẵn trong giao diện người dùng của Access. Form nhập dữ liệu giúp chúng ta có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hay chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Xuất dữ liệu

Output trong Access là những bảng báo cáo dữ liệu đã được xử lý và xuất ra dạng excel, pdf hay csv…

Các thành phần trong cơ sở dữ liệu Access

Để xem các thành phần trong một cơ sở dữ liệu Access, chúng ta hãy bắt đầu từ việc khởi tạo ra một cơ sở dữ liệu mẫu, có sẵn có tên là Northwind, một CSDL giúp quản lý bán hàng của một công ty dịch vụ.

Bước 1. Khởi chạy Access, chọn New, trong danh sách các mẫu bấm chọn Northwind.

Bước 2. Khi hộp thoại xuất hiện, đặt tên file cho CSDL, sau đó bấm vào biểu tượng Create.

Bước 3. Khi cơ sở dữ liệu đã được tạo và mở ra, bên trái cửa sổ là một khu vực gọi là Navigator Panel, tại đây có thể lựa chọn để mở xem tất cả các đối tượng – các thành phần của CSDL.

Trước tiên bấm vào biểu tượng mũi tên xuống, chọn mục Object type để liệt kê các thành phần có trong CSDL. Từ đây bạn có thể xem thành phần như sau:

Tables

Các bảng dữ liệu Table là trung tâm của cơ sở dữ liệu. Table là nơi chứa các dữ liệu được nhập vào. Việc tạo ra các bảng có cấu trúc như thế nào, liên hệ với nhau ra sao rất quan trọng. Nếu thiết kế không chính xác về mối quan hệ hay cấu trúc có thể dẫn tới cơ sở dữ liệu hoạt động chậm và cho ra kết quả không chính xác.

Table cũng là cơ sở để tạo ra các thành phần khác như Queries, Form…

Bảng dữ liệu Table có cấu trúc khá giống với bảng trong Excel, gồm các dòng và cột dữ liệu.

Queries

Query là truy vấn dữ liệu mà chúng ta muốn thực hiện. Mục đích chính của Query là lấy dữ liệu từ các bảng để hiển thị trên các Form (biểu mẫu) và báo cáo (Report). Các truy vấn có thể sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, liên kết các bảng, cập nhật hay xóa dữ liệu… Thực chất nó là các câu lệnh trong SQL.

Forms

Form có nghĩa là biểu mẫu. Biểu mẫu được thiết kế ra để người dùng nhập dữ liệu.

Khi tạo Form có thể thiết lập những yêu cầu dữ liệu mà chúng ta cần, sau đó có thể sử dụng các Macro hay mã code VBA để thêm, xóa, cập nhật dữ liệu.

Reports

Các báo cáo (report) là kết quả sau một loạt hành động chúng ta tương tác với dữ liệu. Report thì khác với Form bởi nó không thể sửa đổi, nó dùng để in ấn, trích xuất ra file cuối cùng…

Macros

Một Macro (tập lệnh) là tập hợp các thao tác, hành động mà chúng ta thực hiện cho cơ sở dữ liệu.

Ví dụ như chạy Macro để mở Form, chạy Query, thay đổi giá trị dữ liệu…

Modules

Modules bao gồm các đoạn code viết bằng VBA để tương tác với cơ sở dữ liệu.

Ứng dụng Access trong công việc giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thay vì sử dụng excel. Các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu được sử dụng linh hoạt hơn, đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Với khái niệm Access là gì mà chúng tôi đã chia sẻ cùng với những kiến thức cơ bản về Access, mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn khi tìm hiểu ứng dụng này.